Déclarations sur la protection des renseignements personnels
La Société médicale du Nouveau-Brunswick (SMNB) met tout en œuvre pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et respecter vos choix concernant leur utilisation prévue, à la fois dans la manière dont nous les conservons à l’interne et dans notre site Web.
La présente section contient l’information dont vous avez besoin pour comprendre les politiques de confidentialité de la SMNB :
Déclaration d’engagement sur la protection des renseignements personnels
Notre engagement en matière de protection des renseignements personnels envers nos membres.
Déclaration sur la protection des renseignements personnels du site Web
Politiques en matière de protection des renseignements personnels liées à notre site Web.
Déclaration d’engagement sur la protection des renseignements personnels
La présente section comprend de l’information sur notre engagement en matière de protection des renseignements personnels envers nos membres.
Notre principale préoccupation est votre confiance dans la garde de vos renseignements personnels par la SMNB.
Nous respectons les principes de protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels. Le respect de ces principes est vérifié régulièrement et révisé au besoin.
Engagement de la SMNB envers ses membres
Remarque : dans la présente déclaration sur la protection des renseignements personnels, on entend par « renseignements personnels » les renseignements qui révèlent un trait distinctif à votre sujet, qui permettent de vous identifier et qui ne se retrouvent pas dans le domaine public.
Pour offrir et fournir les services et les privilèges auxquels les membres ont droit, la SMNB doit recueillir, utiliser et divulguer des renseignements relatifs à ses membres.
Ce faisant, la SMNB prend les engagements suivants :
- Responsabilité de la SMNB
- Exactitude des renseignements personnels
- Détermination des buts de la collecte, de l’utilisation et de la communication des données à caractère personnel
- Garanties relatives aux renseignements personnels
- Consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels
- Transparence dans la gestion des renseignements personnels
- Limitation de la collecte de renseignements personnels
- Accès individuel aux renseignements personnels
- Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation de renseignements personnels
- Contestation de la conformité de la SMNB
Responsabilité de la SMNB
La SMNB est responsable des renseignements personnels dont elle a la charge et désignera une ou plusieurs personnes qui seront chargées de veiller à ce que l’organisation respecte les principes établis en matière de protection des renseignements personnels.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection des renseignements personnels :
Écrivez un courriel à l’agent de protection de la vie privée.
Détermination des buts de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels
Lorsque la SMNB recueille des renseignements personnels dans le cadre de votre demande d’adhésion ou de renouvellement ou de tout autre formulaire que vous fournissez, la SMNB peut utiliser ou divulguer lesdits renseignements aux fins énumérées ci-dessous (appelées « fins » dans le présent document) :
- Administrer, accroître les possibilités ou faciliter l’accès aux programmes, avantages, services, etc., offerts aux membres par la SMNB.
- Participer à l’élaboration de politiques, à des activités de défense des intérêts ou à la mise en place d’accords de financement.
- Soutenir le fonctionnement efficace des unités (y compris les sections spécialisées, certains comités) de la SMNB.
- Effectuer des analyses pour améliorer le service et la satisfaction des membres.
- Communiquer avec vous au sujet des fins.
Il est strictement interdit d’utiliser l’information à d’autres fins.
Consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels
Sauf pour les fins précisées ou comme il est exigé par la loi, nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne divulguerons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement.
Limitation de la collecte de renseignements personnels
- Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les fins définies par la SMNB.
- Nous recueillerons les renseignements par des moyens équitables et légaux.
Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels
- Nous n’utiliserons et ne divulguerons les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été recueillies qu’avec le consentement éclairé de la personne concernée ou si la loi l’exige. Au sein de la SMNB, les renseignements personnels ne sont accessibles qu’au besoin.
- Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services approuvés (agents) ou à des organismes qui nous fournissent des services professionnels, administratifs ou de soutien au traitement de l’information. Nous n’allons pas vendre ni fournir de quelque manière que ce soit vos renseignements personnels.
- Lorsque vos renseignements personnels sont divulgués, nous communiquons nos attentes en matière de normes de protection des renseignements personnels et nous prenons des mesures raisonnables pour être sûrs que la ou les autres parties respectent l’esprit de la présente déclaration d’engagement et les règles de protection des renseignements personnels qu’elle contient (par exemple, en signant des accords de confidentialité).
- Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant le temps nécessaire pour les fins précisées. Les dossiers sont stockés, archivés ou éliminés selon des normes et des calendriers stricts.
Exactitude des renseignements personnels
La SMNB est chargée de veiller à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.
Garanties relatives aux renseignements personnels
La SMNB veille à ce que les renseignements personnels soient protégés par des garanties de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Transparence dans la gestion des renseignements personnels
La SMNB fournit des renseignements sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
Pour plus d’information sur les politiques et les pratiques de la SMNB en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne suivante :
Agent de protection de la vie privée
Société médicale du Nouveau-Brunswick
21, boul. Alison, Fredericton (N.-B.) E3C 2N5
T 506.458.8860
Accès individuel aux renseignements personnels
Sur demande, la SMNB vous informera de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels. Sous réserve des restrictions prévues par la loi, vous avez accès à ces renseignements. Vous pouvez contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et les faire modifier le cas échéant.
Veuillez nous informer des modifications apportées à vos renseignements au fil du temps.
Lorsque vous aurez démontré avec succès l’inexactitude ou le caractère incomplet de vos renseignements, nous les modifierons.
Contestation de la conformité de la SMNB
Vous pouvez contester la conformité de la SMNB à ces principes en communiquant avec la ou les personnes désignées responsables de la conformité de l’organisme. Sous réserve des restrictions imposées par la loi, vous pouvez annuler votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels par la SMNB à certaines fins ou à toutes les fins.
Vous devez fournir à la SMNB un préavis écrit raisonnable de votre intention et les détails de votre annulation. Veuillez noter, toutefois, qu’une telle décision peut signifier que la SMNB ne peut plus continuer à vous fournir certains produits, avantages ou services pour lesquels vos renseignements personnels sont nécessaires.
Il vous appartient de communiquer avec la SMNB pour déterminer comment une objection à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels pourrait influer sur les services fournis.
Questions? Contactez info@nbms.nb.ca pour plus de détails.